Vorbereiten einer Messe | Artikelreihe "Aussteller auf einer Messe" - Teil 0

Dies ist ein Beitrag aus der Artikelreihe "Aussteller auf einer Messe". Eine Einführung zur Reihe findet sich hier.

Im heutigen Teil 01 geht es um das generelle Vorbereiten einer Messe. Ich gehe davon aus, dass du bereits eine konkrete Messe im Plan hast. Sicherlich hast du geprüft, ob deine Zielgruppe auf dieser Messe anwesend ist. Davon gehe ich für diesen Artikel aus. Solltest du noch einen Schritt vorher stehen2 dann schreibe mich gerne an (z.B. mit einem Kommentar unter diesem Artikel).

Bevor es richtig konkret wird, gilt es, ein paar grundlegene Fragen zu beantworten. Die Fragen ergeben sich aus dem EMMA3 Prinzip. Die Buchstaben stehen dabei für Erwartungen, Meinungen, Motivation, Anlass.

Jetzt nimm dir ein Stück Papier und einen Stift und beantworte die folgenden Fragen sofort. Dann hast du bereits den ersten Schritt gemacht, damit die kommende Messe ein Erfolg wird.

  • Erwartungen
    Mit welchen Erwartungen kommen die Besucher? Wollen sie sich informieren? Wollen sie unterhalten werden? Oder wollen sie Geschenke abstauben? Welche Erwartungen sind so stark, dass eine Nichterfüllung auffallen würde? Welche so selbstverständlich, dass die Erfüllung der Erwartung gar nicht bemerkt wird?
  • Meinungen
    Mit welchen Meinungen kommen die Besucher? Welche Meinungen haben die Besucher bereits zu deiner Firma? Welche zu den Angeboten und zu deiner Präsentation? Gibt es allgemeine Meinungen zu deiner Branche oder zu Deinem Spezialgebiet? Welche Ängste sind vorhanden?
  • Motivationen
    Was wollen die Besucher für sich erreichen und was sind ihre Ziele? Welche Ansprüche haben die Besucher an sich, ihre Arbeit, ihr Leben? Was wollen sie erreichen? Welche Motivationen kannst du ansprechen?
  • Anlass
    Was ist der konkrete Anlass für die Anwesenheit der Besucher auf der Messe? Kommen die Besucher freiwillig4, gerne, gezielt oder zufällig? Besuchen sie einen Bekannten auf einem Stand oder sind sie wegen des leckeren Essens da?

Je besser du die Antworten auf diese Fragen kennst, desto besser kannst du genau passende Vorbereitungen treffen - du erhältst ein allgemeines Besucherprofil. Nicht jeder Besucher entspricht diesem allgemeinen Profil, aber wenn es für den Großteil der Besucher passt, ist das okay. Erwartest du zwei große Gruppen sehr unterschiedlicher Besucher, so kannst du natürlich auch zwei oder mehr Profile erstellen. Mach es aber nicht zu genau5.

Diese Fragen sind sehr messespezifisch, müssen also für jede Messe neu beantwortet werden. Auf einer Fachmesse6 fallen die Antworten ganz anders aus als bei einer Verbrauchermesse7. Da sich aus den Antworten Entscheidungen für den Messeauftritt ergeben, ist es sehr wichtig, die Fragen jedesmal neu durch zu gehen. Die folgenden zwei Beispiele8 sollen dies veranschaulichen:

  1. Beispiel einer Fachmesse: Die Besucher wollen sich informieren und vielleicht auch Aufträge platzieren (E). Sie haben generell eine gute Meinung zu deiner Branche, kennen dein Unternehmen aber noch nicht (M). Sie haben selbst Unternehmen und suchen Kooperationspartner, um das eigene Unternehmen schneller voran zu bringen und mehr Geld zu verdienen (M). Diese Besucher kommen freiwillig und gezielt auf diese Messe, da dein Unternehmen noch nicht bekannt ist, kommt aber kein Besucher gezielt zu dir (A).
  2. Beispiel einer Verbrauchermesse: Die Besucher wollen unterhalten werden und freuen sich über Geschenke (E). Dein Unternehmen ist vielen bereits bekannt, die Meinung sind meist positiv (M). Einfacher und stressfreier wollen die Besucher leben, und dafür möglichst wenig Geld asugeben (M). Die Besucher kommen freiwillig als Sonntagsausflug, nur die Kinder müssen eben mitgehen und langweilen sich die meiste Zeit (A).

    Hinweis: Der Unterschied zwischen Erwartung und Motivation ist nicht immer leicht zu erkennen. Die Erwartungen beziehen sich auf die konkrete Messe, während die Motivation allgemeine Lebensziele beschreibt.

Sicher sind dir beim Lesen bereits ganz verschiedene Ideen gekommen, wie die Messeauftritte gestaltet werden können, um den Besucherprofilen gerecht zu werden. Nimm dir dein Userprofil während der Vorbereitung deiner Messe immer wieder zur Hand9 und überlege, ob deine Planungen und Ideen zum Besucherprofil passen.

Wie versprochen werde ich jetzt noch konkreter. Es folgen eine Reihe von Tipps zur Vorbereitung.

  • Beginne frühzeitig mit der Planung. Je nach Größe deines Unternehmens und der zu berücksichtigenden Faktoren noch früher. Eine Richtlinie: Mache Deinen ersten Plan mindestens drei Monate vor Messebeginn und arbeite jede Woche daran10, diesen ein Stück weiter aus zu arbeiten. Der lange Zeitraum ist wichtig, um gute Ideen zu entwickeln und sich für die beste Idee zu entscheiden.
  • Plane auch dein Budget und die Kosten. Ein Messeauftritt ist immer eine teure Sache. Alleine die Zeit, die in die Vorbereitung fließt, ist immens. Ebenso fällt über die Dauer der Messe mindestens eine Arbeitskraft11 für die Unternehmensproduktivität aus. Das sind alles Kosten, die zusätzlich zu den Kosten für Drucksachen (Flyer etc.), den Messestand, den Aufbau und Abbau, die Verpflegung während der Messe, die Messegebühren, die Personalkosten, die Anzeigen in der Messezeitung und in der Presse und so weiter anfallen.
  • Teste Deinen Standaufbau vor der Messe. Markiere auf dem Boden mit Kreppband die Fläche, die dir zur Verfügung steht und baue darin deinen Stand auf. So bist du vor Überraschungen gefeit und kannst bereits vor der Messe deinen Stand optimieren.
  • Überlege dir, was du anziehst. Es muss zu deinem Unternehmen, zur Messe, zur Branche und zu den Besuchern passen. Arbeiten mehrere Personen an deinem Stand, dann sprecht euch ab, damit ihr ein einheitliches Bild abgebt und ein Wiedererkennungseffekt seitens der Besucher möglich ist. Achtet darauf, dass die Kleidung auch zum Stand passt.
  • Namensschilder mit Unternehmenslogo sind für den Besucher sehr hilfreich. So erkennt er direkt, wer zum Standpersonal gehört. Im Gespräch kann er darauf einen Blick werfen, wenn ihm der Name entfallen sein sollte.
  • Bereite Flyer, Plakate, Visitenkarten usw. vor. Möchtest du Geschenke (sogenannte Gimmicks wie z.B. Kugelschreiber und ähnliches) an die Besucher verteilen, so bereite auch diese so früh wie möglich vor. Achte bei den Gimmicks auf das Besucherprofil und wähle passende aus.
  • Definiere deine Messeziele. Ein Ziel kann zum Beispiel sein: Konkrete Termine vereinbaren. Prüfe, ob dein Ziel zum Besucherprofil und zu dir12 passt.
  • Schule Dein Standpersonal, wenn du welches hast. Lasse sie mindestens diese Artikelreihe lesen. Besser ihr lest die Artikel gemeinsam und besprecht sie. Noch besser: Finde einen guten Trainer.

Jetzt solltest du bereits mehrere Papiere mit Ideen und Skizzen voll geschrieben haben.

In den kommenden Artikeln geht bereits um die Messetage an sich. Trotzdem ergeben sich aus diesen Artikel auch Fragen, die bereits in der Vorbereitung geklärt sein müssen. Also, lies auch die folgenden Artikel mit großer Aufmerksamkeit und nehmen die Erkenntnisse in deine13 Planungen mit auf.

Die Artikelreihe ist wie folgt gegliedert14:

Ankündigung

Teil 0 - Vorbereiten einer Messe

Teil 1 - Aktives Zugehen auf Besucher (online ab dem 07.04.2014)

Teil 2 - Allgemeine Gesprächstipps (online ab dem 10.04.2014)

Teil 3 - Das konkrete Messegespräch (online ab dem 14.04.2014)

Teil 4 - Gesprächsende und Dokumentation (online ab dem 17.04.2014)

Teil 5 - Nachfassen nach der Messe (online ab dem 21.04.2014)

Teil 6 - Abschlussartikel und offene Fragen (online ab dem 24.04.2014)

Im 6. Teil werde ich die zwischendurch in den Kommentaren aufgeworfenen Fragen und Meinungen einfließen lassen. Also lasst reichlich davon da. Am besten jetzt gleich. :)

  • 1. Informatiker fangen bei 0 an zu zählen. :)
  • 2. Wann lohnt sich eine Messe? An welcher Messe soll ich teilnehmen? Ist eine Messe überhaupt das richtige derzeit? usw.
  • 3. Dieses Prinzip kann auch für das Vorbereiten einer Rede angewandt werden.
  • 4. Auf manchen Messen werden Schulklassen gezwungen, diese zu besuchen.
  • 5. Wenn du schätzungsweise 80% oder mehr der Besucher in das Profil packen kannst, solltest du deinen Auftritt für dieses Profil optimieren.
  • 6. Messe einer Branche für Fachpublikum
  • 7. Messe für den Endverbraucher
  • 8. Deine Aufzeichnungen sollten umfangreicher sein.
  • 9. Wenn du die Möglichkeit hast, pinne es bis zur Messe an deinem Arbeitsplatz fest, so dass du es im Blick hast.
  • 10. Ja, jede Woche. Ja, auch du. Wenn du in einer Woche auch nur 15 Minuten daran arbeitest, mache es jede Woche.
  • 11. meist Du selbst
  • 12. Hast Du keine Zeit für Termine, dann solltest Du keine absprechen.
  • 13. schriftlichen!
  • 14. Die noch nicht veröffentlichten Artikel sind bereits angelegt (wenn auch noch nicht fertig geschrieben), deswegen kannst Du zwar auf die noch nicht veröffentlichten Artikel klicken, aber bekommst eine "Zugriff verweigert" Meldung angezeigt.