Gesprächsende und Dokumentation | Artikelreihe "Aussteller auf einer Messe" - Teil 4

Dies ist ein Beitrag aus der Artikelreihe "Aussteller auf einer Messe". Eine Einführung zur Reihe findet sich in diesem Artikel.

Im vorherigen Artikel ging es um den Gesprächsverlauf. Jetzt sind wir am Ende eines Gespräches angelangt. Die Gespräche sollen nicht gehetzt wirken, aber auch nicht unnötig in die Länge gezogen werden.

Wie beendest du ein Gespräch erfolgreich?

Beachte die vor der Messe festgelegten Ziele. Sind zum Beispiel Terminvereinbarungen das Ziel, dann sollten diese jetzt stattfinden. Frage den potentiellen Kunden1 nach einer Visitenkarte, gib Deine mit, gib einen Terminzettel mit. Überlade ihn nicht mit mehreren Katalogen, Flyern und Broschüren. Sollte der Kunde danach fragen, biete an, diese Informationen zu senden, damit er nicht soviel auf der Messe rumtragen muss2. Bevor der Kunde weiter zieht sollte auf jeden Fall eine Vereinbarung über den nächsten Schritt getroffen sein. Verabschiede Dich mit Handschlag, nutze am besten dabei nochmal seinen Namen und bedanke dich für das Gespräch und das Interesse.

Ganz wichtig: Nicht direkt zu den Kollegen umdrehen und anfangen, über das Gespräch zu lästern. Es ist manchmal ziemlich unglaublich, wie gut Menschen hören können, wenn etwas über sie gesagt wird. Am besten gar nicht lästern3. Erlebnisse lassen sich später noch im Kollegenkreis besprechen, wenn die Messe vorbei ist.

Nach dem Gespräch

Du hast ein Gespräch geführt, alles ist gut gelaufen. Die Visitenkarte deines Gegenübers hast du bekommen. Du fühlst dich gut und gehst direkt in das nächste Gespräch. Bis zum Abend hast du zwar 20 Visitenkarten, aber keine Ahnung mehr, was du mit den einzelnen Personen abgesprochen hast. So bleibt dir in der Nachbereitung nur, ein Standardanschreiben zu verfassen. Damit hast du die Chance verspielt, Bezug auf das Gespräch bei der Messe zu nehmen. Die Folge sind weniger gute Antworten und wahrscheinlich auch weniger Erfolg in der Nachbereitung. Wie kann das verbessert werden?

Nimm dir nach jedem Gespräch kurz Zeit und schreibe die wichtigsten Stichpunkte auf. Über was habt Ihr geredet? Welches Problem beschäftigt die Kundin? Welche Vorurteile zu deinem Unternehmen kamen zur Sprache? Was war erklärungsbedürftig, wo bestehen Missverständisse in der Außenkommunikation deines Unternehmens?

Kurz gesagt: Schreibe alles das auf, was dir später hilft, dich an das Gespräch zu erinnern.

Packe die Visitenkarte zu dem Zettel (z.B. mit einer Büroklammer) und bewahre dies in einer geschlossenen Box auf, an die nur du (und evt. deine Kollegen) rankommen. Dies ist aus Datenschutzgründen wichtig. Am besten ist eine verschlossene Box, die nach dem Messetag direkt mitgenommen wird und erst in den eigenen Unternehmensräumen wieder geöffnet wird.

Eine andere Variante ist das Aufschreiben von wichtigen Punkten bereits während des Gesprächs. Dazu kann auch ein Gesprächsskript (Messeskript, Leadbogen) erstellt werden. So hast du mit einem Vordruck gleichzeitig einen Gesprächsleitfaden und ein Stück Gesprächsnachbereitung in der Hand. Überfalle den Besucher aber nicht, indem du sofort anfängst zu schreiben. Gib dem Gespräch eine Anlaufphase, und gehe dann transparent mit dem Aufschrieb um. Teile dem Besucher mit, was du tust und warum du es tust. Achtung: Die Daten der Visitenkarte kannst du übernehmen, wenn das Gespräch vorbei und der Kunde weiter gegangen ist. Aber auch hier kann die Visitenkarte einfach an die Notizen angeheftet werden.

Dieses Notizen machen wirkt professionell und der Besucher fühlt sich ernst genommen. Du erhältst ein Gesprächsprotokoll mit den wichtigen Punkten und kannst in die Nachmessekommunikation erfolgreich einsteigen, da die gefundenen Anknüpfungspunkte schon vorhanden sind.

Noch besser als Papier könnte je nach Branche die Datenerfassung per Tablet wirken. Dafür musst du aber am Gerät geübt sein und auch kleine technische Probleme selbst lösen können. Achte darauf, dass du keine Internetverbindung benötigst - diese ist auf Messen auch in der heutigen Zeit oft nicht stabil verfügbar. Der Vorteil der Aufnahme mit einem Tablet liegt auf der Hand: Die Daten sind bereits digitalisiert, E-Mail Adressen müssen nicht mehr abgetippt werden.

Wichtig: Vereinbarungen einhalten

Am Ende des Gesprächs wurde (hoffentlich) eine Vereinbarung über die nächsten Schritte getroffen. Du hast vielleicht versprochen, dich zu melden. Ganz wichtig: Halte das ein. Laste das nicht deinem Gesprächspartner auf, das ist dein Job. Das gehört zur Nachbereitung der Messe, die im vierten Teil der Artikelreihe besprochen wird. Wenn du schriftlich festgehalten hast, was du dem potentiellen Kunden schuldest (E-Mail mit weiteren Informationen? Angebot? Anruf?), dann wird das Nachfassen effizient möglich. Darum geht es im vorletzten Teil "Nachfassen nach der Messe". Die gesamte Artikelreihe ist wie folgt gegliedert4.

Ankündigung

Teil 0 - Vorbereiten einer Messe

Teil 1 - Aktives Zugehen auf Besucher

Teil 2 - Allgemeine Gesprächstipps

Teil 3 - Das konkrete Messegespräch

Teil 4 - Gesprächsende und Dokumentation

Teil 5 - Nachfassen nach der Messe (online ab dem 21.04.2014)

Teil 6 - Abschlussartikel und offene Fragen (online ab dem 24.04.2014)

Im 6. Teil werde ich die zwischendurch in den Kommentaren aufgeworfenen Fragen und Meinungen einfließen lassen. Also lasst reichlich davon da. Am besten jetzt gleich. :)

  • 1. An dieser Stelle sollte aus dem Besucher ein potentieller Kunde geworden sein.
  • 2. und du gleich die Adresse hast, um eine Weihnachtskarte zu senden.
  • 3. Das ist sowieso in den meisten Fällen eine schlechte Angewohnheit.
  • 4. Die noch nicht veröffentlichten Artikel sind bereits angelegt (wenn auch noch nicht fertig geschrieben), deswegen kannst Du zwar auf die noch nicht veröffentlichten Artikel klicken, aber bekommst eine "Zugriff verweigert" Meldung angezeigt.